En este artículo, describiremos cómo los administradores globales y los administradores de SharePoint en Microsoft 365 pueden cambiar la configuración de uso compartido a nivel de organización para SharePoint y OneDrive. También proporcionaremos orientación paso a paso sobre cómo configurar la colaboración segura con Microsoft 365 y cómo colaborar con invitados en documentos, sitios y equipos.
Configuración de uso compartido a nivel de organización
Para cambiar la configuración de uso compartido a nivel de organización, siga estos pasos:
- Vaya a la página de "Uso compartido" en el centro de administración de SharePoint y acceda con una cuenta que tenga permisos de administrador para su organización.
- En "Uso compartido externo", especifique el nivel de uso compartido para SharePoint y OneDrive. El nivel predeterminado para ambos es "Cualquiera".
Nota: La configuración de SharePoint se aplica a todos los tipos de sitios, incluidos los conectados a grupos y equipos de Microsoft 365. Las configuraciones de uso compartido de invitados en grupos y equipos también afectan a los sitios de SharePoint conectados.
La configuración de OneDrive puede ser más restrictiva que la configuración de SharePoint, pero no más permisiva. Esta configuración es para toda su organización. Cada sitio tiene su propia configuración de uso compartido que se puede establecer de forma independiente, aunque debe ser igual o más restrictiva que la configuración de la organización.
Modelos de uso compartido externo en SharePoint y OneDrive
Hay dos modelos de uso compartido externo utilizados en SharePoint y OneDrive: la autenticación externa de SharePoint y la integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B.
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Autenticación externa de SharePoint (integración de Microsoft Entra B2B no habilitada): En este modelo, no se crea una cuenta de invitado y no se aplican las configuraciones de Microsoft Entra. No se crea una cuenta de invitado si ya existe una cuenta de invitado de otro flujo de trabajo de uso compartido, como compartir un equipo.
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Integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B (siempre se utiliza Microsoft Entra B2B): En este modelo, se crea una cuenta de invitado y se aplican las configuraciones de Microsoft Entra. Siempre se crea una cuenta de invitado y se aplican las configuraciones de Microsoft Entra.
Consulte la siguiente tabla para ver las diferencias entre los dos modelos de uso compartido:
| Método de uso compartido | Archivos y carpetas | Sitios |
|---|---|---|
| Autenticación externa de SharePoint (integración de Microsoft Entra B2B no habilitada) | No se crea una cuenta de invitado | No se aplican las configuraciones de Microsoft Entra |
| Integración de SharePoint y OneDrive con Microsoft Entra B2B (siempre se utiliza Microsoft Entra B2B) | Siempre se crea una cuenta de invitado | Se aplican las configuraciones de Microsoft Entra |
Nota: Una cuenta de invitado puede existir previamente debido a otro flujo de trabajo de uso compartido, como compartir un equipo, y se utilizará para compartir.
Cambiar la configuración de uso compartido externo a nivel de organización
Para cambiar la configuración de uso compartido externo a nivel de organización, siga estos pasos:
- Vaya a la página de "Uso compartido" en el centro de administración de SharePoint y acceda con una cuenta que tenga permisos de administrador para su organización.
- En "Uso compartido externo", especifique el nivel de uso compartido para SharePoint y OneDrive. El nivel predeterminado para ambos es "Cualquiera".
Nota: La configuración de SharePoint se aplica a todos los tipos de sitios, incluidos los conectados a grupos y equipos de Microsoft 365. Las configuraciones de uso compartido de invitados en grupos y equipos también afectan a los sitios de SharePoint conectados.
La configuración de OneDrive puede ser más restrictiva que la configuración de SharePoint, pero no más permisiva. Esta configuración es para toda su organización. Cada sitio tiene su propia configuración de uso compartido que se puede establecer de forma independiente, aunque debe ser igual o más restrictiva que la configuración de la organización.
Configuración avanzada para enlaces de uso compartido
Además de la configuración básica de uso compartido, también puede ajustar la configuración avanzada para los enlaces de uso compartido. Estas opciones incluyen:
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Vencimiento del enlace: Puede requerir que todos los enlaces de uso compartido caduquen y especificar el número máximo de días permitidos. Si cambia el tiempo de vencimiento, los enlaces existentes mantendrán su tiempo de vencimiento actual si la nueva configuración es más larga, o se actualizarán a la nueva configuración si la nueva configuración es más corta.
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Permisos del enlace: Puede restringir los enlaces de uso compartido para que solo proporcionen permiso de vista para archivos o carpetas.
Limitar el uso compartido externo por dominio
Si desea limitar el uso compartido con socios específicos o evitar el uso compartido con personas de ciertas organizaciones, puede utilizar la configuración de limitación de dominio. Esta configuración afecta a todos los sitios de SharePoint y a OneDrive de cada usuario. Para utilizar esta configuración, liste los dominios (hasta un máximo de 3000) en el cuadro, utilizando el formato dominio.com. Para listar varios dominios, presione Enter después de agregar cada dominio.
Conclusiones
En resumen, en este artículo hemos descrito cómo los administradores globales y los administradores de SharePoint en Microsoft 365 pueden cambiar la configuración de uso compartido a nivel de organización para SharePoint y OneDrive. También hemos proporcionado orientación sobre cómo configurar la colaboración segura con Microsoft 365 y cómo colaborar con invitados en documentos, sitios y equipos. Recuerde que la configuración de uso compartido a nivel de organización afecta a todos los sitios de SharePoint y a OneDrive de cada usuario, y que cada sitio tiene su propia configuración de uso compartido que se puede establecer de forma independiente.